Départ d'un salarié : récupérer ses e-mails et ses fichiers

Avant le départ, ouvrez le Manager Infomaniak › Utilisateurs et profil › Utilisateurs et cliquez sur le nom du salarié. Dans Outils collaboratifs, dépliez Adresses mail : vous voyez chaque adresse à laquelle il a accès.

Le menu ⋮ d'une adresse propose Gérer l'adresse mail, Voir les appareils connectés, Modifier les droits et Retirer l'accès à l'adresse.

Sur la même fiche, dépliez kDrive. La ligne indique l'Utilisation, les Droits sur le kDrive (par exemple Administrateur) et les Droits sur les catégories. Le menu ⋮ propose Gérer le kDrive et Retirer l'accès à la kSuite.

Avant de retirer le salarié, donnez à un collègue l'accès à sa boîte mail. Dans Service Mail, ouvrez l'adresse du salarié. Dans l'onglet Utilisateur et équipe, cliquez sur Ajouter et choisissez le collègue.

Vous pouvez aussi ouvrir la fiche du collègue › Outils collaboratifs › Adresses mail › Ajouter.

Cet ajout n'a pas été validé pour ce tutoriel : suivez les écrans affichés et vérifiez ensuite que le collègue apparaît dans Utilisateur et équipe.

Les captures de ce tutoriel ne montrent pas d'outil pour transférer les fichiers d'un salarié vers un autre dans kDrive. Avant le départ, demandez au salarié de déplacer ses fichiers de travail de Mon dossier vers Dossiers de l'organisation, ou de les partager avec son remplaçant.

Vérifiez avec ce remplaçant que tout est bien accessible avant de retirer le salarié.

Si le salarié a supprimé des e-mails avant son départ, ouvrez Service Mail, puis son adresse. En haut à droite, cliquez sur Actions sur l'adresse › Restaurer les e-mails.

Dans la fenêtre Restaurer les emails de …, choisissez une date dans Sélectionner une date de restauration (30 jours en arrière au maximum). Cliquez sur Restaurer les emails.

Selon la fenêtre, un e-mail de confirmation est envoyé sur l'adresse quand la restauration est terminée. La restauration ne concerne pas les agendas et les contacts.

Pour ce tutoriel, la restauration n'a pas été lancée : son résultat n'est pas montré.

Si des fichiers ont disparu, ouvrez kDrive › Gestion du kDrive › Restauration. La page indique Restaurez votre kDrive jusqu'à 3 mois en arrière. Cliquez sur Commencer et suivez les écrans.

Ces écrans n'ont pas été parcourus pour ce tutoriel.

Une fois les e-mails et les fichiers récupérés, revenez dans Utilisateurs. Cliquez sur ⋮ sur la ligne du salarié, puis :

• Supprimer l'accès kSuite pour lui retirer kSuite et libérer sa licence ;
• ou Retirer de l'organisation pour le retirer complètement.

Sur sa fiche, le lien Retirer de kSuite (Outils collaboratifs › kSuite) a le même but que la première option.

Ces actions n'ont pas été testées pour ce tutoriel : leurs fenêtres de confirmation ne sont pas montrées.