Créer une signature HTML identique pour toute l'équipe

Créez dans le Manager un modèle de signature HTML avec variables (prénom, nom, profession) et appliquez-le à tous les utilisateurs du Service Mail.

Avancé 10 min Mis à jour le 14 octobre 2026 FR

Avant de commencer

Être administrateur du Service Mail dans le Manager Infomaniak

À retenir

Configuration globale › Signatures › Créer un modèle de signature
Éditeur HTML avec variables Prénom, Nom, Profession
Interrupteur « pour tous les utilisateurs » activé par défaut

Ouvrir les signatures de la Configuration globale

Dans le Manager, ouvrez le Service Mail de votre domaine, puis Configuration globale › Signatures. Cliquez sur Créer un modèle de signature.

Page Signatures de la Configuration globale avec le bouton Créer un modèle de signature

Choisir l'éditeur HTML

Parmi les modèles proposés, cliquez sur Sélectionner sous Créer un modèle sur-mesure avec l'éditeur HTML (niveau Avancé), puis sur Continuer.

Choix du modèle sur-mesure avec l'éditeur HTML et bouton Continuer

Insérer les variables de chaque collaborateur

Dans Contenu, rédigez la signature et insérez les variables via les boutons à gauche (Prénom, Nom, Profession…). Elles apparaissent sous forme de jetons et seront remplacées par les informations de chaque utilisateur. L'Aperçu montre le rendu.

Boutons de variables Prénom, Nom, Profession et contenu de la signature dans l'éditeur

Astuce : Le texte fixe (nom de l'entreprise, etc.) s'écrit directement dans le Contenu.

Vérifier ou coller le code HTML

Cliquez sur l'icône Code source (</>) de la barre d'outils pour afficher le HTML. Vous pouvez y vérifier ou coller votre code, en conservant les jetons des variables. Cliquez ensuite sur Continuer.

Attention : Ne modifiez pas l'orthographe des jetons, sinon la variable ne sera plus remplacée.

<div>___USER_FIRST_NAME___&nbsp;___USER_LAST_NAME___ –&nbsp;___USER_JOB___ – InfoSwitch<br></div>

Éditeur affichant le code source HTML de la signature

Nommer le modèle et choisir sa diffusion

Saisissez le Nom du modèle (il est affiché dans les signatures du Webmail). L'interrupteur Créer la signature automatiquement pour tous les utilisateurs, activé par défaut, est ce qui applique le modèle à toute l'équipe. Cliquez ensuite sur Terminer pour valider, ou sur Enregistrer en brouillon pour finir plus tard.

Attention : Nous n'avons pas documenté l'écran qui suit Terminer : vérifiez ensuite dans le Webmail d'un collaborateur que la signature apparaît bien.

Nom du modèle, interrupteur pour tous les utilisateurs, boutons Enregistrer en brouillon et Terminer

Gérer les modèles

La liste des signatures affiche vos modèles avec leur statut (ex. Brouillon) ; le menu ⋮ permet d'agir sur chacun et Créer un modèle d'en ajouter. L'option Limiter les utilisateurs à l'utilisation exclusive de vos modèles de signature empêche les utilisateurs d'utiliser d'autres signatures que celles proposées.

Liste des modèles de signature avec l'option Limiter les utilisateurs et le bouton Créer un modèle

Astuce : Option non testée ici : activez-la seulement si vous voulez imposer vos modèles.

Ça ne fonctionne pas ?

Une variable s'affiche telle quelle dans la signature ?

Vérifiez dans Code source que le jeton est intact (ex. ___USER_FIRST_NAME___) et que l'information est renseignée pour l'utilisateur.

Le modèle reste en Brouillon ?

Il a été enregistré en brouillon : rouvrez-le depuis la liste et terminez la configuration.

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